De vele aspecten van event planning

Event planning klinkt makkelijker dan het is. Op het eerste gezicht bedenk je je vaak iets te organiseren. Maar wanneer je daar de tijd voor neemt blijkt hoeveel er eigenlijk bij komt kijken. Of het nu een datum prikken en gasten uitnodigen voor je eigen verjaardag is of een groot festival op zetten met alles erop en eraan. Er moeten op allerlei vlakken dingen geregeld worden en vaak gaat hier een lange structurele planning aan vooraf. Hoe groter het evenement hoe groter de kans dat er bijvoorbeeld voor de dag zelf een draaiboek nodig is. Kortom event planning bestaat uit vele aspecten die hieronder kort onder de loep worden genomen.

Van budget en prognoses naar het soort publiek

Event management houdt in dat er een project geleid wordt dat uiteindelijk leidt naar een bepaalde dag waarop een concert of festival of bijvoorbeeld een benefietevenement plaats zal vinden. Vaak zijn de beginselen van zo een event het helder krijgen van het merk dat je op het event wilt neerzetten, maar ook een doelgroep omschrijven voor wie het event plaats moet vinden. Zo kom je bij een event concept dat de wensen van de doelgroep en het neerzetten van een bepaald merk omhelst. Vervolgens wordt er een plan gemaakt om dit event concept uit te voeren en te kunnen coördineren, dit proces van plannen heet ook wel event planning.

Vooruitwerken op het event

Voordat een event plaats kan vinden gaat er vaak heel veel aan vooraf. Zo moet er naar een bepaald budget gekeken worden dat haalbaar is en hiermee kun je vervolgens een begroting maken. Soms wil je zorgen door bijvoorbeeld via acquisitie nog sponsorgeld binnen te halen, daarnaast zullen er wellicht vergunning aangevraagd moeten worden om een event legaal te laten plaatsvinden. Ook zal er een rooster, oftewel draaiboek gemaakt moeten worden waarin wordt weergegeven wat er van iedereen verwacht wordt. Dit zorgt voor duidelijkheid bij de coördinators, maar ook bij alle vrijwilligers of medewerkers. Voordat een event staat is er een groot traject van vooruit werken. Om een event goed te laten slagen moet aan alle details gedacht worden en dat kan alleen door goed samen te werken binnen een sterk team.

Details van event planning

Zowel voor het vooruitplannen en de voorbereidingen op lange termijn dient een rooster te komen, maar ook voor de dag of de dagen van het evenement zelf. Een team waarin je kunt overleggen door middel van vergadering houdt iedereen scherp en maakt dat je taken handig kunt verdelen. De een houdt zich bijvoorbeeld met de promotie bezig, de ander zorgt dat het geld bij de juiste mensen terecht komt, maar ook dat het binnen komt en weer een ander onderhoudt de contacten met de verschillende instanties die aan het event meewerken.

Op de dag zelf moet bijvoorbeeld ook gedacht worden aan catering, zowel voor de medewerkers als voor de gasten. Bovendien zullen er wellicht velen met de auto komen, er moet ook aan een parkeerplek gedacht worden. Geluidsinstallatie is ook erg van belang, want vaak bij een event willen er bepaalde mensen gehoord worden. Een goed werkende microfoon is dus ten allen tijde van groot belang. Een handig geluidsman in je team is dan ook geen overbodige luxe. Er moet natuurlijk ook gedacht worden aan het decor, de aankleding en de beveiligers die een oogje in het zaal houden. Wat voor prijs bereken je en hoe werkt het veiligheidsplan voor je event. Allemaal details die niet over het hoofd gezien mogen worden, maar van groot belang zijn voor een goed verloop van je event.

De taken van de event manager

Al deze mensen die meewerken aan het event dienen gestuurd te worden. Door een strategisch persoon die weet hoe hij de media nuttig kan gebruiken en die weet hoe die zijn publiek het best kan bereiken. De event manager is eigenlijk het creatieve brein achter de organisatie van het event. De verantwoordelijke en de contactpersoon voor de mensen die gaan helpen je evenement tot een onvergetelijke te maken. Een event manager houdt heel goed in zijn achter hoofd dat het grootste punt het halen van je doel met het event is. Het is geen verjaardag, maar een project met een bepaald doel, een bepaalde boodschap. Dit kan van een bepaald bedrijf of vereniging zijn. Het is het doel van de event manager dat deze boodschap goed en duidelijk vertaalt wordt in een te gek event.

Belangrijke eigenschappen van een event manager

Vaardigheden die belangrijk zijn om te hebben als event manager zijn onder andere een goede manier van communicatie, zowel schriftelijk als verbaal. Een goed gevoel voor plannen en het managen hiervan. Je moet zowel goed voor jezelf kunnen werken als ook binnen een team sterk staan. Het is handig als je een echt multitasker bent en snel de verbindingen tussen bijvoorbeeld verschillende aspecten ontdekt. Focus op details en de deadline en je moet goed kunnen presteren onder druk. Je draagt zorg zowel voor het managen van je personeel als van het budget. Ook heb je een heldere visie op marketing en communicatie strategieën. Door meerdere events te plannen leer je ook om cadeaus te denken, verblijfplekken voor je gasten van ver, transport en catering en nog veel meer.

De handleiding tot event planning in het kort

Heb een doel voor ogen en verzamel op basis daarvan een team. Bepaal vervolgens een haalbare datum. Houd daarbij algemene vrije data en vakanties in de gaten. Geef je event een merk en een logo. Bedenk vervolgens een onweerstaanbaar plan. Denk hierbij aan activiteiten, de invulling van het event, de publiciteit, maar ook de registratie. Ga je bijvoorbeeld met tickets werken en hoe houd je bij wat er allemaal binnen is in verband met brandweervoorschriften. Besluit hoe je de administratie op orde houdt en kijk of je nog geld via sponsor kunt binnenkrijgen of door middel van partner overeenkomsten. Ga van een publiciteitsplan naar een duidelijk budget om zo te eindigen met een spetterend even en een duidelijk evaluatieplan.