De waarde van een benefietevenement

Niet alle evenementen hebben als doel winst te maken. Er zijn organisaties die bijvoorbeeld aan fondsenwerving doen en benefietevenementen om op vrijwillige basis geld op te halen voor non profit organisaties. Dit kan kleinschalig door middel van een collecte, waarbij je van deur tot deur gaat en de mensen face to face aanspreekt en uitlegt waar je het geld voor gaat gebruiken. Maar het kan ook op grootschalige manieren. Zo kun je met een evenement een grote groep toespreken en uitleggen wat je organisatie doet op bijvoorbeeld het gebied van ontwikkelingswerk om vervolgens een oproep om donaties te doen. Dit kun je vragen aan individuen, als familie en vrienden, maar ook aan bedrijven of aan de overheid in de vorm van subsidie.

Geld ophalen voor een goed doel

Het doel van een benefietevenement is vaak geld ophalen voor een goed doel. En dit goede doel kan heel breed zijn. In eerste instantie denk je natuurlijk vaak aan derde wereldlanden waar eten en medische hulp nodig is. Maar in eigen land kunnen ook genoeg andere non profit organisaties zijn die geld nodig hebben om hun boodschap de wereld in te brengen. Denk bijvoorbeeld aan religieuze organisaties, die op basis van giften en donaties kunnen blijven bestaan. Of politieke campagnes die ook financiële steun vereisen van een achterban. Daarnaast kan er via scholen en sportclubs vaak een benefietevenement ontstaan, soms voor een buitenlands goed doel, maar soms ook om een eigen project te kunnen financieren die van groot belang is voor iedereen. Zelfs televisieomroepen kunnen soms alleen overleven door financiële steun van een grote toegewijde achterban.

Waar het geld vandaan te halen?

Er zijn verschillende manieren en middelen om geld op te halen bij verschillende instanties. Allereerst zijn er tegemoetkomingen te krijgen om bepaalde vrijwillige organisaties te stimuleren en te onderhouden. Bijvoorbeeld middels een subsidie van de overheid. Daarnaast overleven vele organisatie en projecten op basis van individuele donors. Dit kan in de vorm giften zijn, maar ook door het geleverd krijgen van professionele diensten. Denk bijvoorbeeld in de vorm van een bepaald beroep die zich wil inzetten voor een bepaalde organisatie. Ook kun je doormiddel van het verlenen van eigen services en diensten veel geld ophalen voor een goed doel. Ook het internet speelt daarin een steeds belangrijkere rol. Offline kun je bijvoorbeeld zelfgemaakte koekjes verkopen en online kun je een soort van crowdfunding op gaan zetten.

Het organiseren van benefietevenementen

Een handige manier om in een klap veel geld op te halen is uit te pakken middels een benefietevenement. Dit kan variëren van een groots gezamenlijk diner of een benefiet concert, waarin bandjes wordt gevraagd hun medewerking te verlenen voor het goede doel. Niet alleen wordt zo een evenement georganiseerd om geld op te halen, het zorgt tegelijkertijd ook voor bekendheid en zichtbaarheid van een organisatie. Ook dat is belangrijk en kan zorgen voor donaties op de langere termijn. Hier volgen een aantal stappen die je nodig hebt om je benefietevenement tot in de puntjes goed verzorgd te hebben.

Houd je doel goed voor ogen

Het is allereerst belangrijk met het organiseren van een benefietevenement dat je een duidelijk doel voor ogen hebt. Wat is het doel van je evenement? Of is publiciteit of netwerken het grootste streven en de aanleiding van de organisatie van een benefietevenement? Samen met de organisatie is het belangrijk om een streefbedrag te bepalen. Hoeveel wil je ophalen tijdens je benefietevenement? Dit bedrag wil je uiteindelijk na aftrek van eventuele kostenposten overhouden. Vervolgens maak je een budget op basis van wat je denkt op te halen en de kosten die je kwijt bent aan locatie, catering, programma, uitnodigingen, transport, veiligheid, vrijwilligers enzovoorts. Zorg ook dat je wat ruimte in je budget hebt voor onvoorziene kosten. Weet dat je vaak met uitleg van je evenement al heel veel in sponsoring kan bereiken bij leveranciers van eten, transport en locatie.

Een aantrekkelijk en leidend gast comité

Om je benefietevenement goed te laten spreken is het belangrijk dat je op zoek gaat naar bekende personen die zich verbonden voelen met je evenement en er graag een goed woord voor willen doen. Die zich daarnaast ook geroepen voelen om er in te investeren. Dit kunnen beroemdheden zijn, maar ook bedrijfsleiders uit de buurt van goedlopende merken. Jullie zorgen voor een goed verloop, maar zij kunnen jullie boodschap mee helpen overdragen aan de gasten middels toespraken of random praatjes met bezoekers tijdens het evenement. Het helpt jullie evenement aantrekkelijk en zichtbaar te maken en uiteindelijk resulteert dat in goede opbrengstresultaten.

Promotie en dankwoord

De volgende stappen zijn in aanloop naar het evenement. Promotie is hierin erg belangrijk, want zo krijg je de mensen waar je ze wilt hebben op een bepaalde dag, locatie en tijdstip. Weet welk publiek je wilt bereiken, zodat je weet waar je je PR moet uitzetten. Na een geslaagd benefietprogramma is het van groot belang dat je een ieder bedankt en wellicht belooft op de hoogte te houden van de besteding van de donaties.