Handige tips voor het organiseren van een Bedrijfsevenement

Hard werken dient beloond te worden. Goed georganiseerde bedrijven zullen de gelegenheid dan ook niet laten gaan om een bedrijfsevenement te organiseren. Met een bedrijfsfeest zorg je immers dat je de medewerkers een hart onder de riem steekt door waardering te tonen middels een feest speciaal voor hen. Een bedrijfsfeest is dus een evenement voor werknemers, maar ook voor cliënten of toekomstige cliënten. Het is de perfecte gelegenheid om te netwerken en je van je beste kant te laten zien op een laagdrempelige manier. Je vindt bedrijfsfeesten ook in de vorm van conferenties, vergaderingen en vakantiefeesten.

Waarom zou je een bedrijfsevenement willen?

Er zijn verschillende redenen te noemen waarom het soms niet alleen leuk kan zijn een bedrijfsevenement te organiseren, maar zelfs noodzakelijk en belangrijk. De eerdergenoemde reden dat het belangrijk is om de harde werkers en de bedrijfspartners af en toe te belonen met een goed feestje is natuurlijk al een hele goed, maar er zijn er meer. Zo kan een bedrijfsevenement de ideale manier zijn om een nieuw marketing idee te polsen bij de werknemers. Ook heeft een feest of evenement een goede uitwerking op de sociale relaties tussen de werknemers. Zo zorgt het voor meer teamwork en positieve productiviteit, doordat men elkaar natuurlijk ook graag helpt. Daarnaast is het een goed moment om strategieën door te nemen of een tof nieuwe product te lanceren.

Locatie en eten op het bedrijfsevenement

Een bedrijfsevenement kan prima in het eigen gebouw georganiseerd worden. Hierbij kun je aan catering denken. Maar je kunt natuurlijk ook kiezen voor een sfeervol gebouw met restaurantservice. Of wellicht kan de keuze vallen op een locatie die een belangrijke rol zal spelen in jullie strategie. Door hier jullie meeting te houden worden de werknemers en relaties meteen bekend met een bepaalde sleutel in jullie nieuwe strategie. Een nieuwe partner. Naast de locatie kun je kijken of het eten via een bepaalde sponsor geregeld kan worden, die eventueel al erg veel voor jullie bedrijf betekend. Maar ook kan er gekeken worden naar nieuwe potentiële partners, welke je op deze manier een eerste opdracht kunt geven die jullie gelijk kunnen gaan testen.

Programma voor je bedrijfsevenement

Een aantal terugkerende thema’s op bedrijfsevenementen zijn bijvoorbeeld speeddaten. Dit komt vaak voor wanneer het event bijvoorbeeld plaats vindt, nadat er tal van nieuwe personeelsleden zijn. Of wanneer er vele partners en relaties aanwezig zijn die de werknemers van een bepaald bedrijf zo beter kunnen leren kennen, waardoor je uiteindelijke wellicht meer voor elkaar kunt betekenen. Vaak zal een bedrijfsevenement een presentatie bevatten, waarin de huidige en wellicht nieuwe potentiële strategieën belicht worden. Wie weet zullen er nog spectaculaire nieuwtjes aanbod komen om daarna gezellig met zijn allen te eten en de besproken onderwerpen wellicht onder de lunch of het diner nog verder uit te diepen. Uiteraard moet er een balans zijn tussen ‘zware kost’ in de vorm van presentaties en de bedrijfsmotto’s aan de ene kant en luchtige entertainment aan de andere kant.

Het luchtige spelelement

Een bedrijfsfeest is natuurlijk in zijn geheel al luchtig, het bestaat voornamelijk uit het vieren van jullie successen. Een iets zakelijker bedrijfselement, dat deels een vergadering of netwerkevenement is kan een luchtige invalshoek vaak goed gebruiken. Dit zorgt ervoor dat je geconcentreerd kan blijven. Teveel speeches kan een gemiddelde mens gewoon niet aan, al kunnen ze nog zo interessant zijn. Er zijn pauzes nodig, waarin er een luchtig spelelement ingezet kan worden. Hiermee kun je wellicht inspelen op de opgedane stof uit de speeches of kun je gewoon even lekker los komen na een poos zitten voor een groot scherm. Bovendien is dit het moment om op de lachspieren van je werknemers te werken en dat kan goede uitwerking hebben op een vrolijk vervolg van de bijeenkomst.

Wat maakt een zakelijke evenement boeiend?

Om zoveel mogelijk mensen op je bedrijfsevenement aanwezig te laten zijn is het belangrijk dat je boeiende sprekers boekt. Je werknemers willen niet alleen vermaakt maken, ze zullen ook graag nuttige informatie mee willen krijgen. Iets waar ze wat aan hebben op het werk. Ook is de mogelijkheid om vragen te stellen aan de spreker een mooie manier om je werknemers en partners actief meedenkend te zien en weet jij meteen wat er op bepaalde gebieden speelt. Wanneer je een groot bedrijfsevenement organiseert is het belangrijk dat je ‘breakout sessies’ organiseert, zodat er in kleine groepjes dieper en persoonlijker op onderwerpen ingegaan kan worden. Zorg er ook voor dat je de aandacht en concentratie strak houdt door af en toe en video of audio element in je presentatie te zetten.

Hoe plan je nu het best een zakelijk event?

Zorg allereerst voor een duidelijk idee van de reden van je zakelijke evenement. Wil je een bepaald product lanceren, dan kan de verder uitwerking van event geheel daardoor beïnvloed worden. Staat teambuilding centraal, dan kun je op zoek naar een geschikte locatie. Zodra je idee en doel van het bedrijfsevenement duidelijk is kun je op zoek gaan naar een passende locatie en kan je een aantrekkelijk programma opzetten. Vergeet niet een budget aan te houden, wellicht moeten er mensen van ver komen en is er een overnachtingsplek nodig.

De keuze voor je locatie en decoratie

Voordat je een locatie accepteert kan het verstandig zijn er persoonlijk een kijkje nemen, zodat je precies weet wat je kan verwachten en wat je in de betreffende zaal kwijt kunt. Denk hierbij ook aan de catering. Moet het al aanwezig zijn of wil je dit elders regelen. Zorg dat je alles zwart op wit hebt met de verschillende partners die jou bedrijfsevenement tot een goed einde helpen te brengen. Bedenk ook of er partners in je netwerk zijn die wellicht wat kunnen betekenen voor de decoratie of de levering van bepaalde materialen. Vervolgens is het een kwestie van de uitnodigingen de deur uit sturen, een draaiboek en to do list maken en zorgen voor een achterban die je kan helpen waar nodig. Zo zal je bedrijfsevenement naar wens gaan verlopen.